‘2019 서울미래컨퍼런스’

행사 진행 용역 과업지시서

2019. 1.

1		서울미래컨퍼런스(Seoul Future Conference) 개요

□ 변화와 혁신의 시대, 우리시대의 사회와 경제가 맞이할 혁신적 미래이슈에 대한 복합 솔루션을 제시하는 국제포럼

□ 2016년 행사

ㅇ 주    제 : 4차 산업혁명과 한국미래

ㅇ 참 석 자 : 약 600여명

ㅇ 주요연사 : 제리 카플란, 마쓰오 유타카, 라파엘로 안드레아 등

□ 2017년 행사

ㅇ 주    제 : 4차 산업혁명시대 일자리와 교육

ㅇ 참 석 자 : 약 400여명

ㅇ 주요연사 : 대니얼 서스킨드, 짐 플러머, 켄 로스, 에이미 라우즈 등

□ 2018년 행사

ㅇ 주    제 : 연결의 시대, 그 너머로

ㅇ 참 석 자 : 약 680여명

2		과업 안내

□ 목적

ㅇ 2019 서울미래컨퍼런스의 개최와 관련하여, 국제행사에 관한 기획력 및 전문성

을 갖춘 국제회의 전문기획사(Professional Convention Organizer)를 선정하

여 효율적인 행사준비 및 성공적인 개최를 도모하고자 함

□ 추진방향

ㅇ 프로그램 기획 및 구성 단계부터 서울신문과 함께 하여 서울미래컨퍼런스의 실질적인 파트너십 구축

ㅇ 4회째를 맞은 서울미래컨퍼런스가 보다 명확한 색깔을 갖고 인지도를 높이는데 힘써 서울신문의 대표적인 행사임과 동시에 자체 브랜드가 될 수 있도록 함

ㅇ 행사 실운영에 관해서는 전문성 및 효율성을 바탕으로 세부 실행계획을 수립함으로써, 내실있는 행사 기획 및 성공적인 행사 수행

ㅇ 프로그램 기획력, 유사 행사 진행 경험, 조직력, 실행력 등을 종합적으로 고려하여 최상의 업체를 객관적인 기준 하에 선정

ㅇ 세심하고 효율적인 참가자 관리 및 최상의 프로그램 제공을 통한 참가자 만족도 극대화 실현

- 등록, 숙박, 항공 등 체계적 시스템 구축 및 편리한 편의시설 제공을 통한 참가자들의 불편 근절 및 만족 극대화 실현

- 행사의 취지에 맞고 품격 있는 행사장을 조성하고, 행사를 보다 잘 이해할 수 있는 프로그램 개발

ㅇ 서울신문사 내 준비 조직과 유기적인 협조체계 구축 및 합리적인 의사 결정

□ 계약기간 : 계약 체결일 ~ 2019. 12. 31.

3		과업 세부내용

□ 프로그램 기획 및 구성, 운영

ㅇ 2019 서울미래컨퍼런스의 주제, 방향 제안

ㅇ 프로그램 구성 – 개회식, 세션 등 세부 프로그램 구성

ㅇ 주제 관련한 연사 및 예산 제안

□ 연사 섭외

ㅇ 좌장 및 연사 섭외

(단, 국내연사의 경우 상황에 따라 서울신문사에서 도와줄 수 있음)

□ 일반 청중 모집

ㅇ 청중 동원 전략(유료 / 무료 포함) 수립 및 모집

□ 행사 홍보

ㅇ 행사 홍보 계획 수립 및 실행

□ 행사 운영 계획 및 실행 일체

ㅇ 행사 세부 추진일정 작성

ㅇ 행사 개최 계획(안) 및 세부 실행계획(안) 작성

ㅇ 행사장 구성, 배치

ㅇ 각종 인쇄 홍보물, 기념품 일체 기획, 디자인, 제작

ㅇ 운영인력 전체 섭외 및 진행

ㅇ 식음 및 연회장 운영

ㅇ VIP, 연사 비롯 청중 등 행사 전체 참석자 초청, 등록, 관리 일체

ㅇ 공식 홈페이지 운영 및 관리

ㅇ 최종보고

․ 발표 자료집, 프로그램북 7부 ※ 행사 중에 필요한 자료는 참가자 수만큼 제작

․ 최종 결과자료집 및 요약서(제본물) 각 1부

․ 정산결과보고서 1부

․ 예산집행내역서 1부

․ 발표자료, 프로그램자료, 최종결과자료, 정산결과보고서, 예산집행내역서 등 내용이 내장된 매체(USB) 1개

․ 사업 수행 기간동안의  산출물(사진 및 동영상 DVD 등) 전체를 CD형태로 1개 제출

□ 추진일정 : 세부계획은 추후 보강/수립

추진 일정	1월	2월	3월	4월	5월	6월	7월	8월	9월	10월	11월
입찰공고
대행사 제안서 입찰접수 및 심사, 확정
실무위원회 구성, 주요 참가자 및 연사 섭외/초청
참가업체 모집
행사 전반 연출 및 운영
홍보(계획, 제작 등)
결과정리(결과보고서 등) 및 정산

4		제안서 요청사항

□ 업체 소개

ㅇ 일반현황 및 인력구성, 주요실적 등 포함

ㅇ 최근 3년간 진행한 주요 행사 실적 및 향후 2년간 행사 수주 현황 기재(행사명, 기간, 발주처, 참가규모, 과업수행 범위, 계약금액, 주요참가자 등 포함)

□ 프로그램 기획 및 구성

ㅇ 미래발전에 대한 이슈에서 2019 서울미래컨퍼런스의 주제, 방향 제안

Ex) 4차 산업혁명 시대의 기업경영, 양자역학의 미래 등

* 행사 성격상 가장 많은 유료 참석자가 협찬 기업 관련 인사이기에 기업에서 기꺼이 협찬할만한 주제 선호

* 그러나 서울미래컨퍼런스라는 주제 하에서 진행 할 수 있고, 2019년 하반기 예상 트렌드 등을 감안, 이목을 끌 수 있는 주제라면 무엇이든 제안 가능

ㅇ 프로그램 구성 – 개회식, 세션 등 세부 프로그램 구성

□ 연사 제안 및 섭외 계획

ㅇ 주제 관련한 연사 및 예산 제안

- 대표 연사(해외 중심) 1~3인 이내

- 관련분야 국내연사 제안

* 예산은 현재 구체적으로 계획된 바 없으며, 제안에 따라 내부 검토하겠음

* 금액대별 연사 복수 제안 가능

ㅇ 실제 섭외 가능성 감안하여 구체적 섭외 계획 기재

□ 청중 모집 관련 전략 및 계획 제안

ㅇ 일반 청중 동원 전략(유료/무료 포함)

ㅇ 협찬사 관련 참가자 제외, 순수 일반 유료 참가자 정원의 10% 이상 채울 수 있는 전략 수립

□ 행사 홍보 전략 및 계획 제안

□ 기타 본 컨퍼런스와 함께 진행 가능한 이벤트 부대행사 등의 아이디어 및 사업의 성공적 진행을 위해 필요하다고 판단되는 추가사항 제안

□ 일반사항

ㅇ 행사운영의 기획목적 및 취지, 성격 등을 충분히 이해하고 발주기관에서 의도하

는 방향에 맞게 문제점이 없도록 성실히 수행.

ㅇ 최상의 용역서비스 제공을 위해 양질의 수단(도구)을 사용하여 과업을 추진함

을 원칙으로 하되 변동되는 사항에 대해서는 발주기관의 승인 후 과업을 수행.

ㅇ 본 과업을 수행함에 있어 발주기관의 제반규정 및 관련 법규정을 준수하여야

하며, 발주기관의 특별한 요구가 없는 한 제출한 제안서에 따라 과업을 진행.

ㅇ 행사기획 및 운영에 만전을 기하여야 하며, 과업 수행 과정상 발주기관의 명예

가 훼손될 우려가 있는 일체의 행위를 하지 말아야 함.

ㅇ 과업내용을 성실히 이행하여야 하며, 발주기관에서 과업과 관련한 보고서 제출

및 과업의 추진상황 보고, 프레젠테이션, 설명회, 직원 의견조사 등의 요청이

있을 경우 이에 응하여야 함.

ㅇ 용역수행에 따른 대행수수료는 일반관리비와 이윤을 포함해서 15%이내로 함.

ㅇ 제안요청서에 명시되지 않은 사항이라도 본 과업의 목적 달성에 필요하다고 판

단되는 사항에 대해 과업의 변경(조정)이 필요한 경우, 양측간 협의를 통하여

이행하여야 하며, 협의된 내용은 과업에 반영.

ㅇ 본 과업은 지출된 예산의 신뢰성 및 효율성의 확보를 위하여 행사결과 보고서

제출 시 서울신문에서 정한 요건을 갖춘 보고서를 제출.

□ 조직 및 인력관리

ㅇ 본 과제 수행을 위한 추진계획, 투입인력 직무, 투입인력 규모, 투입인력 인적

사항을 제시.

ㅇ 본 과업의 전부 또는 주요부분의 수행을 위해 최적의 참여요원을 투입하여야

하며, 자문 및 전문성을 위한 외부전문가(산·학·연)도 가능.

ㅇ 행사 수행용역업체의 PM(프로젝트 관리자) 및 전담인력은 본 사업 수행 기간 동

안 특별한 사정이 없는 한 변경할 수 없으며, 변경할 경우 발주기관으로부터 사전

승인을 반드시 득해야 한다. 전담인력 1인은 5月부터 행사종료일까지 주중에는 서

울신문사에서 반일 근무.

ㅇ 발주기관은 참여요원이 과업을 수행하면서 부적당 또는 자격미달이라고 판단되

는 경우 교체를 요구할 수 있으며, 행사 수행용역 업체는 특별한 사유가 없는

한 이에 응하여야 함.

□ 과업내용 변경의 경우

ㅇ 과업범위 변경조건

- 과업이행 분야의 범위가 축소, 확대 또는 연장 등 변경이 있을 때

- 계획 변경으로 인하여 과업 범위가 변경될 때

- 계약기간중 발주기관의 방침이 변경되었을 때

- 기타 발주기관의 필요하다고 인정한 때

ㅇ 용역비의 조정

- 과업변경 요인이 발생될 시 또는 계약 체결이나 과업 완료 후 예정가격, 계약

금액의 결정에 착오가 있음이 발견되거나 기타 계약금액을 조정하여야 할 사

유가 발생하였을 때에는 해당 금액을 조정할 수 있음.

ㅇ 계약 해지의 경우

- 발주기관의 사업이 부득하게 취소·종료 되었을 경우

- 용역 수행자에 의해 본 계약 내용을 위반 또는 불이행한 경우

- 용역 수행자의 고의 또는 과실로 발주기관의 명예를 훼손시켰거나 업무상 비

밀을 누설한 경우

- 발주기관의 사전 승인 없이 변경하여 해당업무를 추진한 경우

- 용역 수행자가 계약기간 내에 과업을 완성할 능력이 없다고 판단된 경우

- 용역 수행자의 수행능력이 수준 미달이거나 현격한 오류․오차가 있을 경우

※ 상기 계약해지 사항에 해당할 경우 발주기관은 과업수행업체에 대하여

일체의 용역대가를 지불하지 아니하며 기지급분이 있을 경우 과업수행 업체

는 이를 일체 반환조치 및 손해배상 하여야 함.

단, 과업수행 및 귀책정도에 따라 용역대가(실비)를 지급할 수 있으며, 지

급기준과 방법은 서울신문에 따른다.

□ 책임 및 보안

ㅇ 본 용역계약에 의하여 수행된 결과물에 대한 저작권 일체는 발주 기관에게 있

으며, 발주기관에 문서 원본을 제공하여야 한다. 또 과업수행 과정에서 취득

또는 작성하는 산출물에 대해 발주기관의 승인 없이 제3자에게 제공하거나 대

여할 수 없음.

ㅇ 계약을 수행함에 있어 제3자의 특허권 또는 저작권 등을 침해하여 발주기관을

상대로 손해배상 청구소송이 제기되면 용역 수행자는 피해자 측에 합의 배상하

여야 함.

ㅇ 과업수행에 필요한 보안대책을 강구하고 보안각서를 제출하여야 함.

ㅇ 과업진행과정에서 생성된 모든 자료를 타 용도로 사용하거나 외부에 공개 또는

대출하지 못하며, 과업수행 중과실로 인한 일체의 사고에 대하여 책임을 져야

함.

□ 과업의 보고 및 보고회 개최

ㅇ (기본방향) 과업 완료시까지 정기․비정기적으로 지원 사항 및 추진실적, 기간별

실적에 대해서 보고(보고회, 서면, 보고서 등)하여야 함.

ㅇ (대행용역비 세부 산출내역서제출) 과업수행자는 계약체결 후 10일 이내에 과

업에 착수 하여야 하며, 보안서약서, 대행용역비 세부 산출내역서 등 과업 수행

에 필요한 제반서류를 제출하여야 함.

ㅇ (용역수행계획서 제출) 과업수행자는 착수 전까지 행사장 설치계획, 운영계획,

추진 일정 등 용역수행계획서를 확정하여 제출하여야 함.

ㅇ (계약서 제출) 연사섭외가 확정된 후 계약서 작성 및 계약이행보증증권을 제출하여

야 함.

ㅇ (결과보고서 제출) 과업수행에 필요한 발표 자료집, 프로그램북, 결과보고서 등

을 제출하여야 함.

- 발표 자료집, 프로그램북 5부 ※ 행사 중에 필요한 자료는 참가자 수만큼 제작

- 최종 결과자료집 및 요약서(제본물) 각 1부

- 정산결과보고서 1부

- 예산집행내역서 1부

- 발표자료, 프로그램자료, 최종결과자료, 정산결과보고서, 예산집행내역서 등 내

용이 내장된 매체(USB) 1개

- 사업 수행 기간동안의  산출물(사진 및 동영상 DVD 등) 전체를 CD형태로 1개

제출

□ 기타사항

ㅇ 본 용역의 과업내용서에 의거하여 발주기관의 지시에 의한 서류를 차질없이 제출하

여야 하며 제출된 제안서의 내용의 변경사항이나 추가 사항이 있을 경우에는

평가기간 이전에 요청을 하여야 하며 요청하지 않는 변경할 수 없음.

ㅇ 본 입찰은 국가계약법 등의 적용을 받지 않고 발주기관이 정한 지침에 따르는

입찰로 명기되지 않은 사항에 대해서는 발주기관에 문의하여야 함.

ㅇ 본 과업과 관련하여 발주기관의 사전승인 없이 과업내용에 대해 임의로 변경 할

수 없으며 반드시 발주기관과 협의 후 승인을 득한 후 변경할 수 있음.

ㅇ 제출된 서류는 일체 반환하지 않음, 자료 제출에 소용되는 일체의 비용은 별도

로 지불 하지 않음.

ㅇ 과업을 달성하기 위하여 필요한 사항이나 본 제안요청서에 누락된 경미한 사항은

용역수행자 부담으로 시행하여야 함.

ㅇ 과업지시서에 기재된 과업추진내용, 일정 등은 계획사항이며, 발주기관 사정에

따라 변경될 수 있음.

ㅇ 평가 및 협상결과의 세부내용은 공개하지 않음.

ㅇ 본 과업지시서 내용의 해석은 발주기관의 해석에 따름.

5		평가기준 및 선정방법

□ 제안서 평가

ㅇ 일시 : 2019년 2월 26일 오후 3시부터

ㅇ 장소 : 서울신문사 9층 대회의실

ㅇ 평가방법

- 제안서 평가 : 제안설명을 통한 제안서 평가

※ 제안설명 불참 시 입찰 포기로 간주함

- 제안설명 : 제출한 제안서에 의거하여 설명

※ 1개 업체 당 25분 이내로 준비(설명 후 질의응답 15분)

구분		평가항목	내용	배점
기술 능력 평가 (80점)	주관적 지표 (60점)	과업에 대한 이해	∙본 사업의 목적·범위·내용 이해도 - 미래발전에 대한 이슈 및 언론사 포럼에 대한 이해도	5
			- 포럼 차별화 전략	10
		수행능력	∙주제선정 및 프로그램 구성의 적합성 - 주제 및 프로그램 기획의 참신성 및 전문성 ∙연사 선정에 대한 기획력 및 실행력 - 연사 구성 방안 - 국내외 전문가 섭외 방안 ∙수입창출 방안(티켓판매, 전시 부스판매 등) ∙행사 기획·연출·진행 ∙홍보 계획 수립 및 진행 ∙참석자 관리 및 배치 ∙기타 추가제안의 적절성	35
		수행체계 및 방법	∙과업 목표 달성을 위한 전문성 ∙과업 추진일정 및 계획의 적절성 ∙홍보방안의 기획력과 적절성	10
	객관적 지표 (20점)	수행실적 및 보유인력	∙최근 3년간 유사·사업 수행 실적	10
			∙인력 보유 현황	10
입찰가격 평가		-	∙계약체결기준에 의함.	20
합계				100

ㅇ 평가항목 : 기술능력평가(80점) + 입찰가격(20점) = 총점(100점)

ㅇ 기술능력평가 증 개관적 지표에 의한 평가는 심사기준에 따라 평가함.

1. 인력보유 현황(10점)

구 분	10점	8점	6점	4점	2점
인력보유 현황	20명 이상	15명 이상	10명 이상	5명 이상	5명 미만

2. 최근 3년간 유사 사업 수행 실적(10점)

구 분	10점	8점	6점	4점	2점
2억원 이상의 관련 사업 수행 실적	5건 이상	4건 이상	3건 이상	2건 이상	1건 이상

ㅇ 가격평가 기준

> 평점 = 입찰가격 평가배점한도 × (최저입찰가격/당해입찰가격)

※ 최저입찰가격 : 제안업체 제출 입찰 가격 중 최저입찰가격

※ 당해입찰가격 : 해당 제안업체의 제출 입찰가격

ㅇ 기술능력평가 점수가 배점한도의 85% 이상인 자를 협상적격자로 하여, 제안서 평가 점수와 입찰가격 평가 점수를 합산한 최고 득점자를 우선협상대상자로 협상. 단, 동점일 경우 제안서 평가 점수가 높은 자를 우선순위자로 함.

ㅇ 우선협상대상자와의 협상이 결렬될 경우 차점자를 차순위 협상적격자로 협상을 실시함.

6		견적서 요청사항

□ 연사 비용과 행사 운영 비용을 구분해서 제안

□ 항공, 숙박 및 행사장 관련 비용(식음료비, 대관료) 등은 추후협의하여 확정.

□ 사업비의 객관적 평가를 위해 각 품목의 단가, 수량, 사양 등을 최대한 상세히 기재

□ 견적서 양식대로 작성을 요청하며 항목은 필요한 경우 추가할 수 있음 / 인건비와 대행료는 정해진 기준에 맞춰 작성

7		기타 안내

□ 제출서류 :

- 사업자등록증, 법인인감증명서, 사용인감계, 법인등기부등본, 위임장

- 국세 및 지방세 완납증명서

- 입찰참가신청서 및 입찰서(산출내역서 포함)

- 대행사 일반현황 및 연혁과 주요실적

- 신용평가 증명서

- 제안업체 인력(정직원) 및 조직현황

- 사업수행 참여인력현황

- 참여인력 이력사항

- 회사유사용역 수행실적 및 용역 수행 실적 증명서

- 제안서 7부(칼라출력) 및 파일 chdan9621@seoul.co.kr로 전송

- 서약서

- 기타 입찰참가 자격을 증명하는 서류(국제회의업 등록증)

□ 제출기한 : 2019년 2월 22일(금) 15시 까지

□ 제출방법 : 우편제출 또는 직접 방문 제출

□ 제출장소 : 서울신문 인사관리부 / chdan9621@seoul.co.kr

□ 선정방법 : 사내기준에 의거해서 제안서 평가회의를 통해 결정

□ 문의사항 : 사업관련문의(제안서작성 등) : 미래전략연구소 (02-2000-9071)

계약관련 및 제출문의 : 인사관리부(02-2000-9524)