2025 서울미래컨퍼런스 및 서울신문 서울인구포럼 용역과업지시서

2024. 12.

서 울 신 문 사

1		서울미래컨퍼런스(Seoul Future Conference)개요

❍ 행 사 명 : 2025 서울미래컨퍼런스

❍ 주    최 : 서울신문사

❍ 행사일시 : 2025년 10월 ~ 11월 중 1일

❍ 장    소 : 서울 소재 호텔 (2024년 개최지 : 웨스틴조선호텔서울)

❍ 구    성 : 그랜드볼룸 메인 프로그램 / 추가 별도 프로그램 1 / 추가 별도 프로그램 2

❍ 참가규모 : 관련 기업, 정부 및 학계 인사 등 500명 ~ 700명 내외

❍ 내    용 : 변화의 시대, 우리 사회와 경제가 맞이할 혁신적 미래이슈에 대한 복합 솔루션을 제시, 정치, 사회, 경제, 문화, 관련 영역 확장도 도모하는 국내외 전문가, 미래 인재가 함께 논의하는 국제포럼

2		서울신문 서울인구포럼 개요

❍ 행 사 명 : 2025 서울신문 인구포럼

❍ 주    최 : 서울신문사

❍ 행사일시 : 2025년 5 ~ 6월 중 양일 예정

❍ 장    소 : 한국프레스센터 국제회의장 (24년 개최장소)

※ 행사월 3개월 전 해당월 1일부터 예약 가능

(ex) 6월 행사의 경우 3월 1일부터 예약 가능)

❍ 구    성 : 국제회의장 프로그램

❍ 참가규모 : 주요 금융권, 대기업 및 중견기업, 공공기관 300명 내외

❍ 내    용 : 줄어드는 인구, 소멸하는 한국, 「인구구조 변화와 대응 방안」과 관련해 저출산, 지방소멸, 경제인구 확충, 고령화 등의 점검을 통해 정책대안을 제시하고 범국민적인 공감대를 형성하는 포럼

3		과업 안내

❍ 목적

- 2025 서울미래컨퍼런스의 개최와 관련하여, 국제행사에 관한 기획력 및 전문성

을 갖춘 국제회의 전문기획사(Professional Convention Organizer)를 선정하

여 효율적인 행사준비 및 성공적인 개최를 도모하고자 함

- 2025 서울신문 인구포럼과 관련하여, 인구 절벽과 지방 소멸의 경제적, 사회적 리스크를 조명하고, 국내외 사례 분석을 통해 인구 정책 거버넌스의 재편을 모색하는 인구포럼도 같이 진행하여 행사의 효율성 추구하고자 함

❍ 추진방향

- 프로그램 기획 및 구성 단계부터 서울신문과 함께 하여 서울미래컨퍼런스와 서울신문 인구포럼의 실질적인 파트너십 구축

- 서울미래컨퍼런스와 서울신문 인구포럼의 브랜드 구축 및 확장

- 전문성 및 효율성을 바탕으로 세부 실행계획을 수립함으로써, 내실 있는 행사 기획을 통한 성공적인 행사 수행

- 프로그램 기획력, 유사 행사 진행 경험, 조직력, 실행력 등을 종합적으로 고려하여 최상의 업체를 객관적인 기준 하에 선정

- 세심하고 효율적인 참가자 관리 및 최상의 프로그램 제공을 통한 참가자 만족도 제고

- 등록, 숙박 등 체계적 시스템 구축 및 편의시설 제공을 통한 참가자 관리

- 행사의 취지에 맞고 품격 있는 행사장을 조성하고, 행사 취지에 맞는 프로그램 개발

- 감염병 예방 방역 시스템 구축 및 운영

- 서울미래컨퍼런스 및 인구포럼 행사 및 홍보 동영상 콘텐츠 제작 가능 업체

❍ 계약기간 : 계약 체결일 ~ 2025. 12. 31.

❍ 예정가격

1)서울미래컨퍼런스 : 금 340,000,000원 (부가세 별도)

- 연사관련비용 : 1억2천만원, 행사진행비용 : 2억2천만원(대관 1억원 포함)

2)서울신문 인구포럼(서울) : 금 80,000,000원 (부가세 별도)

- 연사비 및 행사진행 비용 : 8천만원 이내

※계약 금액의 증감이 발생하는 경우, 사후 정산

4		과업 세부내용

❍ 주제, 프로그램, 연사(안) 기획, 구성, 운영

- 2025 서울미래컨퍼런스의 운영 안)

1) 그랜드볼룸 메인 프로그램(400명 규모, 오전 9시~오후 5시)

2) 추가 별도 프로그램1(150명 규모, 오후 2시~오후 5시)

3) 추가 별도 프로그램2(150명 규모, 오후 2시~오후 5시)

- 2024 서울미래컨퍼런스의 주제, 방향성 제안

1) 주제, 방향성 제안

· 트럼피즘, 기후변화, 전쟁, 기아 등 ‘도전받는 세계’의 미래이슈

· AI, 로봇, 우주, 반도체, 바이오 등

· 그 외 정치, 경제, 사회 등

· 프로그램 구성은 개회식, 기조세션, 세션1 • 2, Seoul Insight, SFC Talk 등

세부 프로그램 구성

2) 프로그램 구성

· 그랜드볼룸 메인 프로그램 구성은 개회식, 기조세션, 세션1 • 2,

Seoul Insight, SFC Talk 등으로 구성

· 추가 별도 프로그램 1, 2는 방산, K-뷰티, 디지털화폐 등 특정 유망 산업군을

선정하여 해당 산업에 특화된 별도 프로그램 구성

(개회식, 주제 및 사례발표, 종합토론 등)

- 서울신문 인구포럼 주제, 방향성 제안

1) 주제, 방향성 제안

· 인구로 보는 미래 전망, 인구소멸 대응 방안, 농어촌 지역 상생 방안 등

· 인구구조변화에 따른 사회 · 경제 · 문화 · 정치 · 이민 등 이슈를 고려한

주제 제안

(ex) 24년 인구포럼 소주제 : 저출산 대응, 교육, 노동, 주택, 산업, 일·가정

양립, 지방소멸, 이민, 정년, 심리 등)

2) 프로그램 구성

· 국제회의장 양일간 프로그램 : 300명 규모, 오전 9시~오후 5시, 양일간

❍ 주제 관련한 연사 및 예산 제안

❍ 연사 섭외

- 국내외 연사 섭외

❍ 일반 청중 모집

- 오프라인 청중 모객 전략 수립 및 모집

❍ 행사 홍보

- 행사 홍보 계획 수립 및 실행

❍ 행사 운영 계획 및 실행 일체

- 행사 세부 추진일정 작성

- 행사 개최 계획 및 세부 실행계획 작성

- 행사장 구성, 배치

- 각종 인쇄 홍보물, 기념품 일체 기획, 디자인, 제작

- 운영인력 전체 섭외 및 진행

- 식음 및 연회장 운영

- VIP, 연사 비롯해 청중 등 행사 전체 참석자 초청, 등록, 관리 일체

- 공식 홈페이지 운영 및 관리

- 최종보고

· 발표 자료집, 프로그램북

· 최종 결과자료집 및 요약서(제본물) 각 1부

· 정산결과보고서 1부

· 예산집행내역서 1부

· 발표자료, 프로그램자료, 최종결과자료, 정산결과보고서, 예산집행내역서, 사업 수행 기간 동안의  산출물(사진, 동영상, 디자인 파일 등 ) 내용이 내장된 매체(USB) 1개

5		제안서 요청사항

❍ 업체 소개

- 일반 현황 및 인력구성, 주요 실적 등 포함

- 최근 5년간 2억원 이상의 유사 사업 행사 실적 기재(행사명, 기간, 발주처, 참가규모, 과업수행 범위, 계약금액, 주요 참가자 등 포함)

❍ 주제, 프로그램 기획 및 구성

- 혁신적 미래이슈에 대한 복합 솔루션 및 우리 사회의 정치, 경제, 문화, 과학 관련 핵심 이슈에 대한 주제, 프로그램, 방향성 제안

· 서울미래컨퍼런스 : 그랜드볼룸 메인 프로그램 / 추가 별도 프로그램 1, 2 제안

- 인구 절벽과 지방 소멸의 경제적, 사회적 리스크를 조명하고, 체계적인 대응방안을 다룬 인구포럼 제안

· 서울인구포럼 : 국제회의장 프로그램 제안

❍ 연사 제안 및 섭외 계획

- 주제 관련한 연사 및 예산 제안

· 관련 분야 해외 연사 및 국내 연사 제안

- 실제 섭외 가능성 감안하여 구체적 섭외 계획 기재

❍ 청중 모집 관련 전략 및 계획 제안

- 오프라인 청중 모객 전략, 서포터즈 운영 방안

❍ 행사 홍보 전략 및 계획 제안

❍ 기타 본 포럼과 함께 진행 가능한 이벤트 부대행사 등의 아이디어 및 사업의 성공적 진행을 위해 필요하다고 판단되는 추가 사항 제안

❍ 일반사항

- 행사운영의 기획목적 및 취지, 성격 등을 충분히 이해하고 서울신문에서 의도

하는 방향에 맞게 문제점이 없도록 성실히 수행해야 하며 서울미래컨퍼런스,

인구포럼, 각각의 제안서를 제출한다.

- 최상의 용역서비스 제공을 위해 양질의 수단(도구)을 사용하여 과업을 추진함을 원칙으로 하되 변동되는 사항에 대해서는 서울신문의 승인 후 과업을 수행한다.

- 본 과업을 수행함에 있어 제반규정 및 관련 법 규정을 준수하여야하며, 서울신문의 특별한 요구가 없는 한 제출한 제안서에 따라 과업을 진행하여야 한다.

- 기획 및 운영에 만전을 기하여야 하며, 과업 수행 과정상 발주기관의 명예가

훼손될 우려가 있는 일체의 행위를 하지 말아야 한다.

- 과업내용을 성실히 이행하여야 하며, 서울신문에서 과업과 관련한 보고서 제출 및 과업의 추진상황 보고, 프레젠테이션, 설명회, 직원 의견조사 등의 요청이 있을 경우 이에 응하여야 한다.

- 용역수행에 따른 대행수수료는 10% 이내로 한다.

- 제안요청서에 명시되지 않은 사항이라도 본 과업의 목적 달성에 필요하다고 판단 되는 사항에 대해 과업의 변경(조정)이 필요한 경우, 양측 간 협의를 통하여 이행하여야 하며, 협의된 내용은 과업에 반영하여야 한다.

- 지출된 예산의 신뢰성 및 효율성의 확보를 위하여 행사결과 보고서 제출 시 서울신문에서 정한 요건을 갖춘 보고서를 제출하여야 한다.

❍ 조직 및 인력관리

- 과제수행을 위한 추진계획, 투입인력 직무, 투입인력 규모, 투입인력 인적사항을 제시해야 한다.

- 과업의 전부 또는 주요부분의 수행을 위해 최적의 참여요원을 투입하여야 하며, 자문 및 전문성을 위한 외부전문가(산·학·연)도 가능하다.

- 행사 수행용역업체의 PM(프로젝트 관리자) 및 전담인력은 본 사업 수행 기간 동안 특별한 사정이 없는 한 변경할 수 없으며, 변경할 경우 서울신문으로부터 사전 승인을 반드시 득해야 한다.

- 서울신문은 참여요원이 과업을 수행하면서 부적당 또는 자격미달이라고 판단되는경우 교체를 요구할 수 있으며, 행사 수행용역 업체는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

❍ 과업내용 변경의 경우

- 과업범위 변경조건

· 과업이행 분야의 범위가 축소, 확대 또는 연장 등 변경이 있을 때

· 계획 변경으로 인하여 과업 범위가 변경될 때

· 계약기간 중 서울신문의 방침이 변경되었을 때

· 기타 발주기관이 필요하다고 인정한 때

- 용역비의 조정

· 과업변경 요인이 발생될 시 또는 계약 체결이나 과업 완료 후 예정가격, 계약금액의 결정에 착오가 있음이 발견되거나 기타 계약금액을 조정하여야 할 사유가 발생하였을 때에는 해당 금액을 조정할 수 있다.

- 계약 해지의 경우

· 서울신문의 사업이 부득이하게 취소·종료 되었을 경우

· 용역 수행자에 의해 본 계약 내용을 위반 또는 불이행한 경우

· 용역 수행자의 고의 또는 과실로 발주기관의 명예를 훼손시켰거나 업무상 비밀을 누설한 경우

· 서울신문의 사전 승인 없이 변경하여 해당업무를 추진한 경우

· 용역 수행자가 계약 기간 내에 과업을 완성할 능력이 없다고 판단될 경우

❍ 책임 및 보안

- 본 용역계약에 의하여 수행된 결과물에 대한 저작권 일체는 서울신문에게 있으며, 발주기관에 문서 원본을 제공하여야 한다. 또 과업수행 과정에서 취득 또는 작성하는 산출물에 대해 발주기관의 승인 없이 제3자에게 제공하거나 대여할 수 없다.

- 계약을 수행함에 있어 제3자의 특허권 또는 저작권 등을 침해하여 서울신문을 상대로 손해배상 청구소송이 제기되면 용역 수행자는 피해자 측에 합의 배상하여야 한다.

- 과업수행에 필요한 보안대책을 강구하고 보안각서를 제출하여야 한다.

- 과업진행 과정에서 생성된 모든 자료를 타 용도로 사용하거나 외부에 공개 또는 대출하지 못하며, 과업수행 중과실로 인한 일체의 사고에 대하여 책임을 져야 한다.

❍ 과업의 보고 및 보고회 개최

- (기본방향) 과업 완료시까지 정기,비정기적으로 지원 사항 및 추진실적, 기간별 실적에 대하여 보고(보고회, 서면, 보고서 등)하여야 한다.

- (대행용역비 세부 산출내역서 제출) 과업수행자는 계약체결 후 10일 이내에 과업에 착수하여야 하며, 보안서약서, 대행용역비 세부 산출내역서 등 과업수행에 필요한 제반서류를 제출하여야 한다.

- (용역수행계획서 제출) 과업수행자는 착수 전까지 행사장 설치계획, 운영계획, 추진 일정 등 용역수행계획서를 확정하여 제출하여야 한다.

- (계약서 제출) 계약서 작성 및 계약이행보증증권을 제출하여야 한다.

- (결과보고서 제출) 과업수행에 필요한 발표 자료집, 프로그램북, 결과보고서 등을 제출하여야 한다.

❍ 기타사항

- 본 용역의 과업내용서에 의거하여 발주기관의 지시에 의한 서류를 차질 없이 제출  하여야 하며 제출된 제안서의 내용의 변경사항이나 추가 사항이 있을 경우에는 평가기간 이전에 요청을 하여야 하며 요청하지 않는 한 변경할 수 없다.

- 본 입찰은 국가계약법 등의 적용을 받지 않고 발주기관이 정한 지침에 따르는 입찰로 명기되지 않은 사항에 대해서는 발주기관에 문의하여야 한다.

- 본 과업과 관련하여 발주기관의 사전승인 없이 과업내용에 대해 임의로 변경 할 수 없으며 반드시 발주기관과 협의 후 승인을 득한 후 변경할 수 있다.

- 제출된 서류는 일체 반환하지 않음, 자료 제출에 소용되는 일체의 비용은 별도로 지불 하지 않는다.

- 과업을 달성하기 위하여 필요한 사항이나 본 제안요청서에 누락된 경미한 사항은 용역수행자 부담으로 시행하여야 한다.

- 과업지시서에 기재된 과업추진내용, 일정 등은 계획사항이며, 발주기관 사정에 따라 변경될 수 있다.

- 평가 및 협상결과의 세부내용은 공개하지 않는다.

- 본 과업지시서 내용의 해석은 발주기관의 해석에 따른다.

6		평가기준 및 선정방법

❍ 제안서 평가

- 일시 : 2025. 1. 21(화) 오후 2시(예정)

- 장소 : 호반파크1관 10층 대회의실

※ 일시 및 장소는 변경될 수 있음

- 평가방법

· 제안서 평가 : 제안 설명을 통한 제안서 평가

※ 제안 설명 불참 시 입찰 포기로 간주함

· 제안 설명 : 제출한 제안서에 의거하여 행사안 설명

※ PT발표 30분 이내로 준비(발표 후 질의응답 15분)

- 평가항목 : 기술능력평가(70점) + 입찰가격(30점) = 총점(100점)

구 분		평가항목		평 가 내 용	배점 한도
기술 능력 평가 (70점)	주관적 지표 (50점)	과업에 대한 이해 및 적절성		∙ 본 사업의 목적·범위·내용 이해도 및 적절성 - 미래 이슈 및 언론사 컨퍼런스에 대한 이해도 - 컨퍼런스 차별화 전략	10
		수행 능력	기획	∙ 주제선정 및 프로그램 구성의 적합성 - 주제 및 프로그램 기획의 참신성 및 전문성 ∙ 연사 선정에 대한 기획력 및 실행력 - 연사 구성 방안 - 국내외 전문가 섭외 방안	20
			진행	∙ 행사 기획 · 연출 · 진행 ∙ 참석자 관리 및 배치	10
			홍보	∙ 홍보 계획 수립 및 진행 ∙ 동영상 콘텐츠 제작 능력 ∙ 기타 추가 제안의 적절성	10
	객관적 지표 (20점)	수행실적 및 보유인력		∙ 최근 5년간 유사 사업수행실적	10
				∙ 인력보유 현황 - 참여인력의 기술수준 및 참여인원 수 (관련 자격증 및 경력사항 기재) - 인력 운용계획 제출	10
입찰가격 평가(30점)		∙ 계약체결기준에 의함.			30
합계					100

- 기술능력평가 중 객관적 지표에 의한 평가는 심사기준에 따라 평가함.

⦁ 최근 5년간 유사 사업 수행 실적(10점)

구 분	10점	8점	6점	4점	2점
2억원 이상의 관련 사업수행 실적	10건 이상	8건	6건	4건	2건

⦁인력보유 현황 (10점)

: 입찰 업체별 참여인력의 기술 수준 및 참여인원 수를 고려하여 정량적 상대평가

- 가격평가 기준

· 평점 = 입찰가격 평가배점한도 × (최저입찰가격/당해입찰가격)

※ 최저입찰가격 : 제안업체 제출 입찰 가격 중 최저입찰가격

※ 당해입찰가격 : 해당 제안업체의 제출 입찰가격

- 기술능력평가 점수가 배점한도의 60% 이상인 자를 협상적격자로 하여, 제안서 평가 점수와 입찰가격 평가 점수를 합산한 최고 득점자를 우선협상대상자로 협상. 단, 동점일 경우 제안서 평가 점수가 높은 자를 우선순위자로 함.

- 우선협상대상자와의 협상이 결렬될 경우 차점자를 차순위 협상적격자로 협상을 실시할 수 있다.

7		기타 안내

❍ 입찰안내

- 입찰공고 및 마감 : 2024년 12월 26일(목) ~ 1월 16일(금) 16시까지(예정)

- 제출방법 : 직접 방문 or 우편 제출

- 제출장소 : 서울신문사 서초사옥(호반파크1관) 5층 경영지원팀

· 제안서 칼라인쇄 7부 방문 or 우편 접수

· 제안서 파일은 sfconfer@seoul.co.kr로 전송

- 문의사항 : 사업 관련 문의(제안서 작성 등) : ESG위원회(02-2000-9363~5)

계약 및 제출문의 : 경영지원팀 (02-2000-9071)

❍ 제출서류

- 입찰참가신청서 및 입찰서(산출내역서 포함)

- 사업자등록증, 법인인감증명서, 법인등기부등본, 위임장, 사용인감계

- 국세 및 지방세 완납증명서

- 제안업체 일반현황 및 연혁과 주요실적

- 제안업체 인력(정직원) 및 조직현황

- 참여인력 이력사항

- 회사유사용역 수행실적 및 수행실적 증명서

- 서약서

- 기타 입찰참가 자격을 증명하는 서류